5 yếu tố của một email ứng tuyển chuyên nghiệp

Tuy nhiên, để tạo được ấn tượng và sự chuyên nghiệp trong quá trình viết – nộp email ứng tuyển, dù là kiếm việc làm tại nhà hay văn phòng thì bạn cũng cần phải cân nhắc những yếu tố khác, cụ thể như sau:

Tiêu đề email đủ thông tin

Tiêu đề email là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy và dựa vào đó phân loại ứng viên vì trong một ngày họ có thể phải đọc rất nhiều hồ sơ xin việc của các vị trí khác nhau. Nếu như bạn viết tiêu đề một cách cẩu thả, chẳng hạn như “Hồ sơ xin việc” hay “Nguyễn Văn A - Hồ sơ xin việc” thì họ không hiểu ý nghĩa bạn muốn truyền tải là gì. Điều này sẽ khiến hồ sơ của bạn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và bị loại bỏ ngay từ vòng đầu tiên.

Để tránh điều này, hãy đọc kỹ tin tuyển dụng xem có yêu cầu về tiêu đề email hay không và làm theo cú pháp ấy. Nếu không, bạn có thể viết tiêu đề theo mẫu: [Tên công ty] – [Vị trí ứng tuyển] – [Họ và tên]. Một lưu ý khác là tên file CV đính kèm bạn cũng nên viết theo mẫu trên.

Mở đầu email với sự trang trọng

Thông thường, bạn nên mở đầu thư bằng các lời chào như “Kính gửi...” trong tiếng Việt hay “Dear...” trong tiếng Anh. Điều này sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với nhà tuyển dụng cũng như tạo sự chuyên nghiệp cho bản thân. Nên tránh dùng các cụm như “Gửi” hay “Chào anh/chị” vì nó gợi cảm giác không được trang trọng và lịch sự. Bên cạnh đó, hồ sơ xin việc của bạn có thể được đưa lên cho các cấp trên xem, chẳng hạn như Team lead hay trưởng phòng nên cách chào hỏi đầu Email như trên sẽ không được đánh giá cao.

Để làm tốt điều này, bạn nên đọc lại phần mô tả công việc để xem nên liên hệ ai, có thể là một cá nhân cụ thể nào đó hoặc đại diện phòng nhân sự. Ví dụ, [Kính gửi: Mr. A - Bộ phận nhân sự Công ty B] hoặc [Kính gửi: Phòng tuyển dụng nhân sự – Công ty C].

Nội dung email ứng tuyển ngắn gọn nhưng đầy đủ ý

Viết gì trong email ứng tuyển để tạo thiện cảm là điều mà hầu hết các ứng viên đều thắc mắc. Theo như một số gợi ý từ nhà tuyển dụng, họ muốn nhìn thấy kinh nghiệm cũng như cách bạn sử dụng kinh nghiệm đó để phục vụ cho công việc mới như thế nào.

Do đó, hãy làm nổi bật các thành tích trong quá khứ và nhấn mạnh vào cách bạn có thể mang lại nhiều đóng góp cho doanh nghiệp trong tương lai nếu được tuyển.

Thêm vào đó, bạn có thể viết một câu ngắn gọn như “Kindly open the attached file for further information about my certificate and experience.” (Chi tiết về các chứng chỉ và kinh nghiệm, vui lòng xem tệp đính kèm). Điều này sẽ thôi thúc nhà tuyển dụng mở xem CV của bạn, tức là giúp tăng cơ hội đến vòng phỏng vấn.

Cẩn thận trong cách trình bày và văn phong email

Việc sử dụng các dấu câu, giãn cách dòng, cách ngắt câu, phân đoạn,... đều thuộc về hình thức trình bày mà bạn cần hết sức cẩn trọng. Nên hạn chế tối đa việc viết dài dòng, không ngắt nghỉ vì điều này sẽ khiến nhà tuyển dụng có cảm giác rối mắt khi đọc email.

Mẹo nhỏ ở đây là bạn nên soạn sẵn đoạn email xin việc vào Word trước, cẩn thận căn chỉnh, rà soát lỗi chính tả sau đó mới paste vào mail. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát được hình thức email, hạn chế mắc các lỗi cơ bản. Bên cạnh đó, văn phong email xin việc cũng nên thể hiện được sự chân thành, trân trọng và cầu thị. Nó sẽ giúp bạn tạo được cái nhìn chuyên nghiệp, ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Đừng quên gửi lời cảm ơn ở cuối email

Để tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng hơn nữa, bạn nên kết thúc email bằng một lời cảm ơn chân thành, kèm theo đó là lời gợi mở, hy vọng sẽ có cơ hội để tham gia phỏng vấn trực tiếp nhằm thể hiện nhiều hơn về khả năng của mình.

Điều này sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy dễ chịu và nhận thấy được tinh thần quyết tâm, nghiêm túc của bạn đối với vị trí ứng tuyển nói riêng và công ty nói chung. Cuối cùng, bạn đừng quên để lại thông tin liên lạc và tạo phần chữ ký dưới email ứng tuyển để nhà tuyển dụng thuận tiện hơn trong việc kết nối.