Nhân viên OA là gì? Mô tả công việc của Administrative Officer 

OA là gì? Ở bài viết sau đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chuyên sâu về vị trí này nhé.

Admin Officer là gì? 

OA là viết tắt của Administrative Officer, dịch ra tiếng việt là quản trị hành chính văn phòng. Người làm công việc này có nhiệm vụ lên kế hoạch, kiểm soát và phân bổ công việc cho các bộ phận khác trong công ty.

Đồng thời, OA còn phải xử lý những công việc khác trong văn phòng như tiếp khách, lễ tân, mua sắm văn phòng phẩm, cung cấp thiết bị làm việc,... Đây được xem là một vị trí rất quan trọng trong việc vận hành một doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng. Vị trí này có thể trực thuộc bất cứ phòng ban nào trong công ty.

Ngoài ra, ở một số doanh nghiệp, Administrative Officer còn kiêm luôn vai trò tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới. Đặc biệt, nhân viên giữ vị trí này còn phải xem xét luật doanh nghiệp và các quy định liên quan để đảm bảo công ty của mình không vi phạm các điều luật.

Công việc admin văn phòng cần làm là gì? 

Công việc OA là gì? Thật ra vị trí này làm được rất nhiều công việc khác nhau. Nhìn chung thì công việc này phải hoạt động khá nhiều và tương đối phức tạp. Sau đây sẽ là một số công việc mà nhân viên admin văn phòng cần làm.

Lễ tân văn phòng

Như cái tên lễ tân, công việc này cần người làm các công việc thuộc phạm trù của lễ tân như:

- Trả lời điện thoại gọi đến của khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.

- Giữ vị trí bộ mặt chính của công ty, khách hàng đến sẽ nhìn thấy mặt của bạn đầu tiên.

- Hỗ trợ phòng ban khác xử lý văn kiện và giấy tờ như đóng dấu, in ấn, chuẩn bị dụng cụ cần biết khi có yêu cầu.

Quản lý giấy tờ, hồ sơ

Ở công việc quản lý giấy tờ và hồ sơ thì môi trường làm việc chính của bạn sẽ liên quan tới giấy tờ và hồ sơ của doanh nghiệp. Cụ thể như sau:

Tiếp nhận hồ sơ và giấy tờ, công văn từ các bộ phận khác. 

Sắp xếp, phân loại, xử lý và chuyến chúng đến những bộ phận có thể giải quyết.

Ngoài ra, họ còn đảm nhận việc soạn thảo văn bản cần thiết cho bộ phận lãnh đạo khi cần đưa ra những quyết định và yêu cầu nào đó. Hỗ trợ tư vấn in ấn, đóng dấu, chuẩn bị hồ sơ và tài liệu theo yêu cầu.

Lên bảng lương mỗi tháng 

Đây là nhiệm vụ thuộc phòng ban hành chính và nhân sự. Công việc chính của OA là gì?  Là theo dõi bảng chấm công của nhân viên doanh nghiệp hàng tháng. 

Quan sát và xử lý các trường hợp sai sót. Tổng hợp thông tin trong bảng chấm công và tính lương cuối tháng cho nhân viên. Sau khi hoàn thành công việc, họ sẽ gửi bảng lương trực tiếp cho phòng kế toán để thanh toán lương cuối tháng.

Quản lý trang thiết bị 

Làm nhiệm vụ kiểm soát và kiểm kê các trang thiết bị thuộc phạm vi tài sản chung của công ty. Lên kế hoạch bảo trì, sửa chữa hoặc thay mới nếu phát hiện hư hao hỏng hóc. 

Đảm bảo mọi dụng cụ và thiết bị trong công ty luôn có thể vận hành đúng theo chức năng của nó. Không làm chậm trễ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Quản lý hồ sơ nhân viên 

Như cái tên của việc làm này, OA sẽ làm nhiệm vụ như một phòng tuyển dụng nhân sự. Quản lý hồ sơ và số lượng nhân viên hiện tạo của doanh nghiệp. 

Đồng thời lên kế hoạch tuyển dụng và phỏng vấn, đào tạo nhân viên mới. Ngoài ra, người làm ở vị trí này cũng cần thường xuyên báo cáo tình hình nhân viên trong doanh nghiệp cho sếp.

Kỹ năng cần có ở OA là gì? 

Sau khi đã tìm hiểu về những công việc mà vị trí Administrative Officer phải làm là gì. Tiếp theo chúng ta sẽ đi đến phần những kỹ năng cần có ở vị trí OA là gì? 

Chuyên môn, kỹ năng vị trí 

Về trình độ chuyên môn, vị trí OA yêu cầu ứng viên phải có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông (tối thiểu). Nhưng trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp lớn yêu cầu ứng viên phải có bằng cao đẳng hoặc cử nhân đại học. Tốt nhất là những văn bằng liên quan đến các ngành như hành chính công, kinh doanh thương mại,...

Vì tính chất công việc phải liên lạc và liên kết với nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau nên họ cần có kỹ năng và chuyên môn như sau để làm tốt được vai trò này: 

- Biết về kế toán cơ bản, đặc biệt lưu tâm đến khoản chi và trả.

- Biết cách quản lý thời gian logic và có kỹ năng lập trình tốt.

- Thành thạo kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm.

- Xử lý tình huống tốt, bắt buộc phải có kỹ năng giao tiếp.

- Có ngoại ngữ, có thể làm nhiều việc và có khả năng bao quát được công việc.

Tố chất và kinh nghiệm cần có ở nhân viên OA là gì?

Vì phải bao quát và kiêm rất nhiều việc nên vị trí này cần người có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực. Khi tuyển dụng, các công ty sẽ ưu tiên cho các ứng viên đã có nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan.
Về tố chất cơ bản, công việc này cần một nhân viên có sức khỏe tốt, biết sắp xếp công việc hợp lý, chịu được áp lực, có tư duy cầu tiến trong công việc,... Có vẻ đây không phải là một công việc nhẹ nhàng như cái tên của nó, mà mang rất nhiều áp lực và yêu cầu người làm di chuyển, xử lý công việc liên tục.

Mức lương của vị trí OA có cao không?

Mức lương cơ bản của vị trí này trên mặt bằng chung các doanh nghiệp tại Việt Nam là 15 - 20 triệu VNĐ. Đúng là một mức lương khá hấp dẫn đúng không nào? 

Nhưng ngay bây giờ, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một doanh nghiệp đang tuyển dụng vị trí này với mức lương cao hơn hẳn mức trung bình. Tập đoàn OKVIP đưa ra mức lương khởi điểm cho nhân viên OA là 25 triệu VNĐ và tăng dần đến 35 triệu VNĐ.

Thông tin tuyển dụng vị trí OA tại OKVIP

Tập đoàn OKVIP đang có nhu cầu tuyển dụng 5 nhân viên làm việc ở vai trò OA tại trụ sở chính Bavet Campuchia.

Mô tả công việc OA tại OKVIP

Làm việc ở vị trí OA là gì? Nhân viên của tập đoàn OKVIP cần làm tại trụ sở Bavet, Campuchia. Những công việc cần OA làm là:

- Điều phối, theo dõi và nhắc nhở để chắc chắn những nhân viên đó làm việc đúng quy trình.

- Điểm danh và kiểm tra dụng cụ, máy tính khi nhân viên vào làm và tiến hành cung cấp đồ dùng cần thiết cho nhân viên mới.

- Quản lý và xử lý tất cả thông tin và văn bản hành chính của công ty. 

- Đảm bảo công việc của tất cả nhân viên hoàn thành đúng tiến độ.

- Giải quyết các vấn đề về lương thưởng, đãi ngộ và thủ tục nghỉ phép của nhân viên một cách kịp thời, chính xác.

- Xử lý hồ sơ và tài liệu của phòng ban khác. Đề xuất ý tưởng, quyết định lên cấp quản lý cao hơn.

Tập đoàn có yêu cầu cho vị trí OA là gì?

Tập đoàn yêu cầu ứng viên ứng tuyển cho vị trí OA là:

- Không cần kinh nghiệm, là nữ và có độ tuổi dưới 30.

- Có kỹ năng làm việc nhóm tốt để kết hợp với những bộ phận khác một cách hiệu quả.

- Thành thạo tin học văn phòng để dùng trong việc quản lý dữ liệu cùng làm báo cáo hàng ngày.

Quyền lợi nhận được khi ứng tuyển vị trí OA là gì?

Khi trở thành một thành viên của tập đoàn OKVIP, bạn sẽ nhận được những phúc lợi vô cùng hấp dẫn tại đây như:

- Mức lương vô cùng cạnh tranh từ 25-35 triệu VNĐ/ tháng.

- Nhân viên sẽ được trợ cấp sinh hoạt hàng tháng thêm 3 triệu và được phép sống miễn phí tạo ký túc xá của công ty. 

- Vào các dịp lễ tết hay sinh nhật sẽ được thưởng nóng ngay, tối đa là 10 triệu.

- Được 3 ngày phép có lương hàng tháng và được phép nghỉ 15 ngày sau khi đã làm đủ 6 tháng.

- Nếu qua vòng phỏng vấn, bạn sẽ được công ty làm hộ chiếu miễn phí.

Nếu bạn cảm thấy phù hợp và muốn thử sức với vị trí này thì hãy truy cập trang Tuyển dụng OKVIP để nộp CV và ứng tuyển ngay nhé.

Kết luận 

Phía trên là tất cả những thông tin về vị trí Administrative Officer mà anh em cần biết. Ngoài ra, chúng tôi còn thông tin đến bạn những yêu cầu để ứng tuyển cho vị trí OA là gì? Bạn có thấy phúc lợi  dành cho nhân viên của OKVIP hấp dẫn không nào? Hãy tham gia ứng tuyển ngay nhé.