1. Thời điểm lập hóa đơn khoản tạm ứng hợp đồng là khi nào?
Căn cứ Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về đặt cọc như sau:
Điều 328. Đặt cọc
1. Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
2. Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền; nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác
Bên cạnh đó, Điều 37 Nghị định 21/2021/NĐ-CP quy định trường hợp không xác định rõ là tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước như sau:
Điều 37. Trường hợp không xác định rõ là tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước
Trường hợp một bên trong hợp đồng giao cho bên kia một khoản tiền mà các bên không xác định rõ là tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước thì số tiền này được coi là tiền trả trước.
Theo đó, khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn
…
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).
Như vậy, căn cứ theo các quy định nêu trên, thì sẽ có 2 trường hợp như sau:
- Trường hợp đây là tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn.
- Trường hợp đây là khoản tạm ứng thì công ty phải thực hiện lập hóa đơn đối với khoản tiền tạm ứng này, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
2. Lập hóa đơn không đúng thời điểm bị phạt bao nhiêu?
Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật bị xử phạt như sau:
(1) Phạt cảnh cáo đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa 01 số hóa đơn;
(2) Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ 01 số hóa đơn;
(3) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn;
(4) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn;
(5) Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 100 số hóa đơn trở lên và trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn;
(6) Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn;
(7) Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng trong trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 100 số hóa đơn trở lên.
Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với tổ chức, cá nhân có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt bằng 1/2 mức phạt đối với tổ chức theo quy định về mức phạt tiền. Đối với người nộp thuế là hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân. (Khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
(Khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
