1. Tìm động lực từ những hành động nhỏ nhất
Ngồi đợi khi nào có hứng hoặc có đủ động lực mới chịu làm việc là một sai lầm phổ biến. Thực tế hoàn toàn ngược lại: bạn phải bắt tay vào hành động thì mới sinh ra động lực.
Vào những ngày uể oải, hãy khởi động bộ não bằng các việc cực kỳ dễ và không cần nghĩ nhiều. Bạn có thể dọn dẹp lại hộp thư điện tử, phản hồi vài tin nhắn ngắn hoặc sắp xếp lại danh sách công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên. Sau khoảng 10 đến 15 phút làm những việc lặt vặt này, cơ thể bạn sẽ tự động có năng lượng để làm tiếp các việc khó hơn.
2. Xử lý ngay những việc tốn dưới 2 phút
Những việc vặt vãnh tích tụ lại chính là nguyên nhân khiến bạn luôn cảm thấy bận rộn nhưng không hiệu quả. Việc ghi chúng vào danh sách để làm sau chỉ khiến bạn thêm nặng đầu vì lúc nào cũng phải ghi nhớ.
Hãy áp dụng nguyên tắc: nếu một việc mất chưa tới 2 phút để hoàn thành, hãy làm nó ngay lập tức. Đó có thể là gửi một file tài liệu, xác nhận một lịch hẹn hoặc trả lời một tin nhắn nhanh. Khi những việc nhỏ được dọn dẹp xong, tâm trí bạn sẽ thoải mái hơn rất nhiều để tập trung hoàn toàn vào những công việc lớn quan trọng.
3. Gom các công việc giống nhau để xử lý cùng lúc
Bộ não con người mất rất nhiều thời gian và năng lượng để thích nghi khi phải chuyển đổi liên tục giữa các loại công việc khác nhau. Nếu bạn vừa viết báo cáo, vừa check tin nhắn, vừa duyệt chi phí, sự tập trung của bạn sẽ bị băm nhỏ và rất nhanh mệt.
Cách tốt nhất là gom các đầu việc có tính chất tương đồng lại để giải quyết trong một khoảng thời gian cố định. Ví dụ, bạn có thể quy định chỉ kiểm tra và trả lời tin nhắn vào 3 khung giờ cố định trong ngày, hoặc dành riêng 30 phút cuối giờ chiều để xử lý toàn bộ các giấy tờ hành chính. Việc này giúp thanh lọc tư duy và giữ cho mạch làm việc không bị ngắt quãng.
4. Áp dụng quy tắc 5 phút để bắt đầu công việc
Nhiều người thường trì hoãn vì cảm thấy công việc trước mắt quá lớn và tốn thời gian. Để giải quyết việc này, bạn hãy hẹn giờ đúng 5 phút và tự cam kết chỉ làm trong khoảng thời gian ngắn ngủi đó. Quy tắc này giúp xóa bỏ cảm giác ngại ngần và nặng nề ban đầu.
Khi đã bắt tay vào viết những dòng đầu tiên hoặc xử lý một chút phần việc, bộ não sẽ tự động hiểu bạn cần làm gì tiếp theo và dễ cuốn vào guồng quay hơn. Thực tế, rất ít người dừng lại khi hết 5 phút ban đầu. Sau này khi đã quen, bạn có thể tăng dần thời gian lên thành 10 hoặc 30 phút để làm việc lâu hơn.
5. Làm việc quan trọng vào khung giờ vàng của bản thân
Mỗi người đều có một khoảng thời gian trong ngày mà ở đó mức độ tỉnh táo và năng lượng đạt đỉnh (có người là sáng sớm, có người lại là đầu giờ chiều). Hãy quan sát thói quen sinh hoạt để tìm ra "khung giờ vàng" này của chính mình.
Khi đã xác định được, hãy dành trọn vẹn khoảng thời gian đó cho những công việc khó nhất, đòi hỏi nhiều tư duy và sự sáng tạo nhất. Những công việc nhẹ nhàng, ít tốn chất xám như họp hành, dọn dẹp bộ nhớ máy tính hay sắp xếp hồ sơ nên được đẩy vào những khung giờ bạn thấy mệt mỏi hoặc thiếu năng lượng.
