Bị thu hồi trợ cấp thất nghiệp có được xác nhận lại sổ BHXH không?
Theo Quy trình 629 ban hành kèm theo Thông báo 5858/TB-BHXH năm 2026 của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh, thủ tục này được sử dụng để xác nhận lại sổ BHXH đối với người tham gia bị thu hồi trợ cấp thất nghiệp, chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp, xác nhận bảo lưu lại thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp do hưởng sai quy định hoặc có quyết định hủy hưởng trợ cấp thất nghiệp do Thành phố Hồ Chí Minh ban hành.
Chi tiết "Quy trình 629: Xác nhận lại sổ BHXH đối với trường hợp người tham gia bị thu hồi trợ cấp thất nghiệp" như sau:
13.1. Mục đích:
Dùng để xác nhận lại sổ BHXH đối với trường hợp người tham gia bị thu hồi trợ cấp thất nghiệp (TCTN)/chấm dứt hưởng TCTN, xác nhận bảo lưu lại thời gian hưởng TCTN do hưởng sai quy định hoặc có Quyết định hủy hưởng TCTN do Thành phố Hồ Chí Minh ban hành.
13.2. Thành phần hồ sơ:
13.3. Phương thức lập và nộp hồ sơ:
Người lao động hưởng TCTN trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh bị thu hồi/chấm dứt hưởng TCTN hoặc Quyết định huỷ hưởng TCTN lập hồ sơ theo mục 13.2 quy trình này nộp cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia BHXH/chỉ tham gia BHYT, nộp cho cơ quan BHXH (phi địa giới hành chính) nếu đang bảo lưu quá trình tham gia.
13.4. Thời hạn giải quyết hồ sơ và trả kết quả: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trong đó:
- Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày
- Phòng/Bộ phận Chế độ BHXH: 03 ngày.
- Phòng/Bộ phận Quản lý Thu và Phát triển người tham gia: 06 ngày.
- Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ: 0,5 ngày.
►Sơ đồ
13.5. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ:
13.5.1. Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:
- Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị/người lao động theo mục 13.2 và mục 13.3 quy trình này.
- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên Tờ khai TK1-TS với dữ liệu quản lý trên Hệ thống TST để nhận diện đúng hồ sơ.
- Tra cứu trên Hệ thống quản lý chính sách của BHXH VN (https://tcs.baohiemxahoi.gov.vn), nếu chưa cập nhật trạng thái "đã thu hồi" thì hướng dẫn người lao động hoàn tiền trước khi tiếp nhận hồ sơ:
+ Chuyển khoản: hoàn trả tiền TCTN Qua tài khoản số: 8000888999, Ngân hàng Vietcombank chủ tk BHXH TP. HỒ CHÍ MINH, ghi thông tin: hoàn tiền TCTN + số sổ và chuyển đúng số tiền.
+ Nộp bằng tiền mặt: nộp tại Văn phòng BHXH TP.HCM/BHXH cơ sở nơi đang tiếp nhận hồ sơ.
- Trường hợp số sổ BHXH chưa đồng bộ thì cán bộ TNHS yêu cầu người lao động kê khai đầy đủ thông tin phụ lục thành viên hộ gia đình, số điện thoại di động của cá nhân trên Mẫu TK1-TS và bổ sung thêm các loại giấy tờ sau: Thẻ căn cước/Hộ chiếu hoặc Thông báo của cơ quan Công an về số định danh cá nhân giấy tờ khác để làm căn cứ hoàn thiện thông tin cấp mã số BHXH.
- Hướng dẫn người tham gia kê khai số Căn cước công dân (CCCD) hoặc số Định danh cá nhân (ĐDCN) (đối với người tham gia chưa được cấp CCCD) vào Tờ khai TK1- TS. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ đính kèm bản chụp giấy tờ chứng minh số CCCD/ĐDCN (thẻ CCCD hoặc Giấy khai sinh hoặc Thông báo của cơ quan Công an về số ĐDCN và thông tin công dân trong CSDL quốc gia về dân cư...) vào phần mềm TNHS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ đầy đủ, khớp đúng: Số hóa hồ sơ, giấy tờ theo Danh mục hồ sơ, giấy tờ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH Việt Nam cần thực hiện số hóa (Ban hành kèm theo Quyết định số 2939/QĐ-BHXH ngày 11 tháng 10 năm 2022 của BHXH Việt Nam) và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống TNHS; Lập 02 bản Phiếu Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Mẫu số 01) để gửi cho đơn vị/người tham gia và 01 bản kèm hồ sơ giấy chuyển cho Phòng/Bp Chế độ BHXH.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, đủ: Lập Phiếu Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 03) hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo quy định để gửi đơn vị/người tham gia. Chuyển trả "hồ sơ không hợp lệ" trên phần mềm TNHS và hồ sơ giấy cho người tham gia/đơn vị.
13.5.2. Phòng/Bp Chế độ BHXH
- Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên hồ sơ với dữ liệu quản lý trên Hệ thống TCS:
a) Nếu Hệ thống TCS đã cập nhật Quyết định thu hồi/hủy, số tiền thu hồi, số tháng đóng BHTN được bảo lưu khớp đúng với hồ sơ: chuyển ngay hồ sơ cho Phòng/Bp Quản lý Thu và Phát triển người tham gia.
b) Nếu Hệ thống TCS chưa cập nhật Quyết định chấm dứt, Quyết định thu hồi/hủy hưởng:
* Đối với BHXH cơ sở, Bp chế độ BHXH:
- Lập phiếu đề nghị (Mẫu 21-HSB) kèm hồ sơ (biên lai thu tiền hoặc giao dịch chuyển tiền, quyết định chấm dứt, hủy hưởng…) chuyển cho Phòng Chế độ BHXH (qua nhóm trao đổi nghiệp vụ) để nhập thông tin quyết định thu hồi/chấm dứt hưởng/hủy quyết định hưởng.
- Tiếp nhận phiếu đề nghị (Mẫu 21-HSB) từ Phòng Chế độ BHXH (nếu có).
- Chuyển hồ sơ hợp lệ cho Bp QLT/chuyển hồ sơ không hợp lệ cho Bp TN& TKQ.
* Phòng Chế độ BHXH:
- Căn cứ Quyết định chấm dứt, quyết định thu hồi, hủy hưởng, biên lai thu tiền, đối chiếu với phòng Kế hoạch tài chính, cập nhật vào phần mềm TCS.
- Trường hợp dữ liệu quản lý và hồ sơ chưa đúng, chưa đủ hoặc người lao động chưa nộp tiền vào tài khoản (theo phản hồi từ Phòng Kế hoạch – Tài chính) lập phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (mẫu số 02)/lập phiếu đề nghị (Mẫu 21-HSB) chuyển cho BHXH cơ sở ghi nội dung đề nghị bổ sung, hoàn chỉnh để thông báo cho người lao động. Chuyển trả hồ sơ cho Văn phòng (bộ phận TNHS); Xác nhận "Hồ sơ không hợp lệ" trên phần mềm TNHS.
- Chuyển hồ sơ hợp lệ cho Phòng Quản lý Thu và Phát triển người tham gia/Thông báo cho BHXH cơ sở được biết.
13.5.3. Phòng Kế hoạch – Tài chính
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Chế độ BHXH.
- Kiểm tra, đối chiếu số tiền người lao động đã nộp vào tài khoản theo đúng biên lai thu tiền hoặc giao dịch chuyển tiền và thông báo kết quả cho Phòng Chế độ BHXH.
13.5.4. Phòng/Bộ phận QLT:
- Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng/Bp Chế độ BHXH, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.
- Thực hiện kiểm tra, đối chiếu thông tin theo Phụ lục D đính kèm.
- Trường hợp dữ liệu trên hệ thống TCS chưa cập nhật Quyết định thu hồi/hủy, số tiền đã thu hồi hoặc số tháng đóng BHTN được bảo lưu chưa đúng: lập Phiếu đề nghị chuyển Phòng/Bp Chế độ BHXH theo diện "Hồ sơ sai nội bộ" để kiểm tra, điều chỉnh (thời hạn 0,5 ngày).
- Trường hợp dữ liệu trên hệ thống TCS đã cập nhật Quyết định thu hồi/hủy, căn cứ dữ liệu hưởng TCTN trên Hệ thống TCS (in phiếu tra cứu dữ liệu).
+ Kiểm tra, nhận toàn bộ quá trình BHTN chưa hưởng từ nơi khác chuyển đến (nếu có) tại mục "chốt sổ bảo lưu di chuyển" trên Hệ thống TST.
+ Phục hồi quá trình đóng BHTN đối với trường hợp đã thu hồi TCTN do hưởng sai quy định/chấm dứt hưởng.
+ Trường hợp sổ BHXH đã bị hủy khi gộp nhưng quá trình đóng BHTN cần phục hồi bị huỷ sổ ở BHXH nơi khác thì lập Phiếu trình giải quyết công việc, kèm phiếu thu và Quyết định thu hồi TCTN trình lãnh đạo phê duyệt nhập bổ sung quá trình BHTN cần phục hồi trên sổ BHXH giữ lại.
+ Trường hợp sổ có quá trình đóng BHXH, BHTN tại BHXH Quân đội/Công an/tỉnh/thành phố khác chưa có trong dữ liệu thu hoặc khi nhận dữ liệu tại mục "chốt sổ bảo lưu di chuyển" nhưng không đầy đủ: thực hiện nhập bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng theo quy định.
+ Cập nhật vào dữ liệu thu: số CCCD/mã ĐDCN (đối với người tham gia đã có thẻ CCCD/mã ĐDCN).
+ Nếu sổ chưa đồng bộ mã số BHXH: thực hiện các bước rà soát hoàn thiện mã số BHXH theo Phụ lục D đính kèm. Trường hợp số sổ chưa được đồng bộ do có mã số đã đồng bộ đang tham gia BHXH, BHYT tại BHXH cơ sở hoặc tỉnh/thành phố khác: lập Văn bản xác nhận theo mục 3 tại Phụ lục D đính kèm.
+ Nếu dữ liệu trên Hệ thống TST, Hệ thống TCS và hồ sơ khớp đúng, thực hiện:
+ Cập nhật số tháng đóng BHTN bảo lưu tại mục "Chốt sổ tại BHXHVN" trên Hệ thống TST.
Trường hợp không cập nhật được số tháng đóng BHTN bảo lưu tại mục "Chốt sổ tại BHXHVN", thực hiện:
- Thu hồi các tờ rời xác nhận được cấp sau khi cắt dữ liệu theo phương án "TT" (nếu có), chọn lý do "không đủ điều kiện hưởng trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp" (cắt góc tờ rời sổ thu hồi lưu cùng hồ sơ).
- Trường hợp tờ rời xác nhận (được cấp sau khi cắt dữ liệu) do BHXH tỉnh/thành phố khác cấp thì có văn bản kèm phiếu thu và Quyết định thu hồi TCTN gửi BHXH tỉnh/thành phố (thời gian xử lý không quá 45 ngày) đề nghị thu hồi tờ rời và cập nhật lại dữ liệu quá trình đóng BHTN chưa hưởng.
- Phục hồi quá trình đóng BHTN chưa hưởng.
Thực hiện cấp lại sổ
- Cấp lại tờ rời sổ BHXH xác nhận tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng trên Hệ thống TST (chọn phương án cấp lại lý do khác).
- Nếu sổ BHXH có đóng dấu "đã hưởng trợ cấp thất nghiệp." thì thu hồi, cắt góc và lưu cùng hồ sơ cấp lại và thực hiện cấp lại tờ bìa sổ BHXH trên Hệ thống TST (chọn phương án cấp lại lý do khác).
- Đính kèm vào Hệ thống TNHS: Mẫu D09a-TS (nếu có), Danh sách cấp tờ rời sổ BHXH.
- Lưu trữ hồ sơ theo quy định.
- Chuyển hồ sơ, kết quả cho Bộ phận Một cửa theo đúng quy định tại khoản 1, Điều 17, Quyết định số 475/BHXH ngày 27/03/2023 của BHXH Việt Nam.
Lưu ý:
- Đối với hồ sơ cần liên hệ với BHXH tỉnh/thành phố khác để thu hồi tờ rời, cập nhật lại quá trình đóng BHTN chưa hưởng thì thời hạn giải quyết hồ sơ không quá 45 ngày và cơ quan BHXH nơi giải quyết hồ sơ phải thông báo cho người lao động/đơn vị biết.
13.5.5. Văn phòng/ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ & TKQ:
- Tiếp nhận kết quả giải quyết TTHC từ Phòng/Bộ phận QLT để chuyển trả kết quả cho cá nhân hoặc tổ chức theo hình thức đã đăng ký theo đúng quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 17 Quyết định số 475/QĐ-BHXH ngày 27/3/2023 của BHXH Việt Nam (Đối với kết quả giải quyết TTHC là kết quả điện tử thì hệ thống phần mềm tự động trả theo quy định)./.
