Mới đây, Bộ Tư pháp đã công bố hồ sơ thẩm định đề nghị xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi).
Sau hơn 7 năm triển khai thực hiện, Luật Công chứng đã đi vào cuộc sống, đạt nhiều kết quả cụ thể. Với việc triển khai thi hành Luật, không chỉ tăng lên về số lượng, chất lượng đội ngũ công chứng viên cũng có những tiến bộ đáng kể, quy mô và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng cũng được nâng cao.
Trong 7 năm thi hành Luật Công chứng năm 2014, các tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước đã thực hiện hơn 27 triệu việc công chứng và gần 60 triệu việc chứng thực; tổng số phí công chứng thu được hơn 8 nghìn tỷ đồng, phí chứng thực thu được gần 350 tỷ đồng; tổng số thù lao công chứng thu được hơn 1.360 nghìn tỷ đồng; tổng số tiền nộp thuế và nộp ngân sách nhà nước hơn 1.600 tỷ đồng.
Chiếm tỉ lệ đáng kể (từ 70-80%) số việc công chứng và giá trị phí, thù lao công chứng nêu trên là các việc công chứng hợp đồng, giao dịch về đất đai, nhà ở và các bất động sản khác.
Qua đó, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch đối với những tài sản có giá trị lớn, đóng vai trò là phương tiện sản xuất cơ bản trong nền kinh tế, đồng thời là tài sản có giá trị quan trọng đối với các cá nhân, tổ chức...
Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện Luật, đã phát sinh một số vấn đề mới chưa được Luật điều chỉnh, một số quy định của Luật đã bộc lộ hạn chế, bất cập cần sửa đổi, bổ sung để đáp ứng yêu cầu của thực tiễn và phù hợp với thông lệ quốc tế.
Bộ Tư pháp đề xuất, việc sửa đổi Luật Công chứng lần này sẽ tập trung giải quyết 5 nhóm chính sách lớn. Trong đó, cơ quan soạn thảo đề xuất quy định linh hoạt hơn về trình tự, thủ tục công chứng, tiến tới cho phép thực hiện công chứng một số hợp đồng, giao dịch nhất định trên môi trường điện tử.
Công chứng là một nghề đặc thù - nghề liên quan đến quyền lực của Nhà nước. Do đó, Nhà nước cần điều tiết và quản lý chặt chẽ, nếu để các công chứng viên nhân danh Nhà nước thực hiện quyền công chứng giao dịch không tốt sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của Nhà nước khiến nhân dân mất lòng tin.
Vì vậy, Bộ Tư pháp đề xuất quy định các biện pháp quản lý Nhà nước theo hướng siết chặt tiêu chuẩn, điều kiện trở thành công chứng viên, kiểm soát điều kiện hành nghề và toàn bộ quá trình hành nghề của công chứng viên. Đồng thời, quy định chặt chẽ hơn về thành lập và đăng ký hoạt động, thay đổi thành viên hợp danh của văn phòng công chứng, các trường hợp thu hồi giấy phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng…
Dự kiến Luật Công chứng (sửa đổi) sẽ sửa đổi, bổ sung 44 điều, bổ sung mới ba điều trên tổng số 84 điều. Trong đó, tập trung sửa đổi năm nhóm chính sách lớn, xuyên suốt toàn bộ nội dung của luật.
Đề xuất hồ sơ công chứng được số hóa
Dự thảo đề cương chi tiết Luật Công chứng đã bổ sung quy định thực hiện hoạt động công chứng trên môi trường điện tử.
Cụ thể, bổ sung quy định công nhận giá trị chứng cứ của văn bản công chứng điện tử do công chứng viên chứng nhận, ký bằng chữ ký số và được lưu giữ tại cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, như sau: “Văn bản công chứng điện tử do công chứng viên chứng nhận, ký bằng chữ ký số và được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, có giá trị pháp lý như văn bản công chứng dó công chứng viên ký trực tiếp và lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng. Văn bản công chứng điện tử chỉ có hiệu lực sau khi đã được công chứng viên ký bằng chữ ký số, nộp đầy đủ về cơ sở dữ liệu công chứng tập trung và các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch nhận được thông báo từ cơ sở dữ liệu công chứng tập trung”.
Bổ sung quy định cho phép tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng từ xa thông qua email, tin nhắn, website hoặc các phần mềm chuyên dụng, như sau: “Người yêu cầu công chứng có thể yêu cầu và nộp hồ sơ yêu cầu công chứng thông qua email, tin nhắn, website hoặc các phần mềm chuyên dụng theo quy định của pháp luật”.
Quy định nguyên tắc để áp dụng khi điều kiện cho phép việc áp dụng quy trình công chứng trực tuyến và các quy trình nghiệp vụ công chứng khác trên nền tảng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung khi có đủ điều kiện, như sau: “Tổ chức hành nghề công chứng nào có đủ điều kiện thực hiện quy trình công chứng trực tuyến và quy trình nghiệp vụ công chứng khác trên nền tảng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung thì phải thực hiện theo yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng. Giao Chính phủ quy định chi tiết và xây dựng Đề án chuyển đổi số trong hoạt động công chứng”.
Bên cạnh đó, Dự thảo bổ sung quy định về hồ sơ công chứng điện tử, giá trị pháp lý và lưu trữ điện tử.
Về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng, bổ sung theo hướng việc lưu trữ hồ sơ công chứng có thể được số hóa và lưu trữ dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ công chứng lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào như bản chính văn bản công chứng giấy, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt, như sau:
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng có thể được số hóa và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Việc lưu trữ điện tử hồ sơ công chứng phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào như chính xác như bản chính văn bản công chứng giấy, bảo đảm tính thống nhất, xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo mật, bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt theo quy định của pháp luật.
Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng cho đến khi xây dựng xong Trung tâm dữ liệu công chứng quốc gia. Trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp. Hồ sơ công chứng được số hóa, lưu trữ dưới dạng văn bản điện tử được lưu trữ vĩnh viên trên Trung tâm dữ liệu công chứng quốc gia.
Bãi bỏ quy định về công chứng bản dịch
Tại bản báo cáo đánh giá tác động, Bộ Tư pháp cho biết, sau 7 năm thi hành Luật Công chứng 2014, các tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước đã công chứng khoảng 2,6 triệu bản dịch (chỉ chiếm 6% tổng số việc công chứng), trong khi lượng bản dịch được chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan tư pháp cấp huyện theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) là hơn 4,4 triệu bản dịch.
Mặc dù Luật Công chứng 2014 quy định thẩm quyền của công chứng viên trong việc công chứng bản dịch nhưng trên thực tế số tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng bản dịch chiếm tỉ lệ rất nhỏ so với cung cấp dịch vụ công chứng hợp đồng, giao dịch. Do vậy, nhiều trường hợp người dân muốn công chứng bản dịch nhưng tổ chức hành nghề công chứng từ chối vì công chứng viên không biết ngoại ngữ, tổ chức hành nghề công chứng cũng không xây dựng được đội ngũ cộng tác viên phiên dịch nên không thể cung cấp dịch vụ này.
Hiện nay, cùng một việc dịch và chứng nhận giấy tờ, tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (hoặc ngược lại) thì cá nhân, tổ chức có thể yêu cầu công chứng bản dịch tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc yêu cầu chứng thực chữ ký của người dịch.
Đối với công chứng bản dịch, theo quy định của Luật Công chứng thì công chứng viên phải chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản và trường hợp không bảo đảm một trong các yếu tố này (đặc biệt là tính chính xác) thì công chức viên vi phạm pháp luật, đối diện với nguy cơ bồi thường thiệt hại hoặc bị xử lý hành chính, thậm chí xử lý hình sự.
Trong khi đó, theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người dịch trong bản dịch. Sự chênh lệch về trách nhiệm như trên dẫn đến việc hầu hết công chứng viên không dám hoặc không muốn công chứng bản dịch để tránh nguy cơ, rủi ro có thể xảy ra.
Từ đó, tại lần sửa đổi này, Bộ Tư pháp lựa chọn giải pháp bãi bỏ quy định về công chứng bản dịch tại Điều 61 Luật Công chứng hiện hành.
Lý giải về việc lựa chọn trên, Bộ Tư pháp cho rằng thông qua việc công chứng viên tham gia chứng thực chữ ký của người dịch sẽ giúp chia sẻ trách nhiệm với cơ quan Nhà nước. Nhờ đó, cơ quan hành chính Nhà nước có thêm thời gian, nhân lực tập trung thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước đúng chức năng, vai trò của mình.
Lượng việc làm của tổ chức hành nghề công chứng liên quan đến bản dịch không hề giảm xuống mà còn tăng lên, vì Luật Công chứng thay quy định về việc công chứng viên công chứng bản dịch bằng quy định công chứng viên chứng thực chữ ký người dịch sẽ giúp lượng việc của công chứng viên tăng lên, quyền lợi của tổ chức hành nghề công chứng cũng tăng theo do nguồn thu tăng.
Với việc giao cho công chứng viên chứng thực chữ ký người dịch thay vì công chứng bản dịch, mỗi năm số việc chứng thực chữ ký người dịch ước tăng lên khoảng 380.000 việc (là con số từ công chứng bản dịch trung bình trong 3 năm gần nhất chuyển sang); mặt khác số phí người yêu cầu chứng thực cần bỏ ra sẽ giảm đi 7 lần , nếu nhân với số việc thì tiết kiệm được khoảng 2,3 tỷ đồng/năm.
Lượng việc này vẫn do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nên không tạo thêm gánh nặng chi phí hay nhân lực cho Nhà nước, mặt khác đội ngũ công chứng viên có thể đảm đương phần lớn hoặc toàn bộ lượng chứng thực chữ ký người dịch đang được giao cho các Phòng Tư pháp cấp huyện (ước khoảng 600.000 việc/năm), giúp tiết kiệm cho ngân sách khoảng 11 tỷ đồng/năm (600.000 việc/năm x 01 giờ/việc x 19.000 đồng/giờ = 11,4 tỷ đồng).
